[译]更富有成效的会议的权威指南

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原文:The Definitive Guide to More Productive Meetings

作者:Muriel Vega

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以下为本人对文章的翻译。不对内容负责,也不对任何翻译错误负责,同时不包含任何图片内容,如需查看图片请付费查看原文链接,谢谢。

胖达注:最近开始关注管理,所以技术文章先放一放。


对于很多人来说,这是一个像填充咖啡杯一样普遍的工作场所早晨仪式:当你意识到你有多少会议要参加时,你坐在办公桌前,打开你的日历,感受到你的心在沉沦。

公司充斥着痛苦。 根据组织心理学家 Joseph Allen 的说法,很难找到一个真正享受工作日会被会议填满的人 - 部分是因为我们习惯性的讨厌,部分原因是因为很多会议就是很糟糕。

奥马哈内布拉斯加大学会议效率中心主任 Allen 说:“会议往往运行得很糟糕,我们无法弥补在糟糕会议中失去的时间。” “在我们的文化中,蔑视会议并同情参加会议的人是普遍性的…… 茶水间谈话往往由对会议的人,会议中发生的事情,会议浪费的时间等等进行抱怨而主导。”

“我们喜欢会议能做到的那些事情,但讨厌它们经常做不好我们真正希望他们做的事情。”

最近,由于 Allen 和一组研究人员在充斥工作日议程表的会议上感到的沮丧,他们在会议和决定会议成功的各种因素方面进行了近200项科学研究。在论文成果中,发表在杂志 Current Directions in Psychological Science ,他们强调了一些重要发现。他们指出,员工每周平均花费6个小时参加会议,而管理人员平均花费23个小时 - 有些自相矛盾的是,虽然有关会议的投诉很常见,大多数人会在被问及时提到不能完全消灭会议。

“这告诉我,我们与会议有一种爱恨交织的关系,” Allen 说。“我们喜欢会议能做到的那些事情,但讨厌它们经常做不好我们真正希望他们做的事情。”

然而, Allen 和他的同事们发现的最重要的发现可能是,通过一些战略调整和正确的领导,可以召开人们欣赏而不是受苦的会议。以下是您在会议之前,期间和之后需要做的事情,可以减少痛苦 - 甚至可以充分利用所有相关人员的时间。

在会议之前

首先,确保你有一个明确的目标 - 一个只能通过人们聚集在一起来完成的目标 - 来提醒参与者为什么会议是必要的,并引导他们进行有针对性的对话。邀请名单也很重要,艾伦说:“效率最高的会议只有五到八名与会者,这个人数可以鼓励参与和可行的讨论。”

虽然可能很明显,但提前确定会议领导者非常重要。发送邀请的人可能不是实际主持会议的人; 如果没有透明度来决定谁在计划事情,那么员工相比有准备时就更难以提出他们的问题。

会议顾问 Paul Axtell 是“ Meetings Matter ”一书的作者,他说:“召集会议的人通常都太忙,无法花时间考虑议程或决定谁应该在那里。” “如果他们真的将决定主题和准备议程的任务委托给有时间做这件事的人,那会更好。”

亚特兰大地区的生产力顾问 Theresa Ward 建议不时更换会议负责人,以防止会议过时。“有时团队中的人会因长期领导会议的人陷入困境,”她说。“如果你的团队有几个同级职员,请尝试轮换责任。”

一旦明确了领导者,议程也应如此。理想情况下,任何负责人都应该根据会议的优先顺序编写议程,并至少提前24小时将其分发给参与者,以确保参与者了解最终目标,并将他们的想法提上议事日程。并且最好尽量简化文件:“人们在议程上犯的最大错误是项目太多而且没有足够的时间讨论项目,” Axtell 说。

Ward 建议在议程上增加每个项目的时间,以表达会议不会超过分配期限的期望 - 但试着将其保持低于52分钟,这是在您需要休息之前的最佳生产力时间。

Allen 说,跳过可爱的名字 - 名字没有意义:“它总归还是一次会议。”

在会议期间

最重要的是:准时开始。

Allen 说尽管延迟几分钟开始似乎没什么大不了的,但这样做可能会使会议不那么富有成效 - 并让参与者更加愤慨。他说:“通过按时开始,按时结束,并且在人们的会议时间中保持礼貌,尊重人们的时间。” “没有什么比尊重有限的资源更能激发创造力和努力。”

一旦开始,请考虑让人们不要触碰手机,以防止干扰并保持平稳运行。注意力聚焦的员工将能够在被提到时关注对话并提供反馈。

“时机出现,谈话达到了顶峰,与会者停止产生新的价值。那是你结束的时候。“

但是,请确保提示是以鼓励分享的方式进行的,而不是以引发焦虑的方式对人进行冷嘲热讽。Allen 解释说:“在会议上最大限度地获取成果需要极大的心理安全感。” “让人们有机会参与并认真对待他们的想法、思考和意见。让它成为一个安全的空间。“

设定限制。参与者说话时需要一个安全的空间,但它很快就会变成一个抱怨的会话。Axtell 表示,领导者需要让员工在发言之前知道,他们应该考虑他们所说的话是否会增加价值。这是议程和预先准备的内容派上用场的地方。

“允许不同意见的存在,除非必要,” Axtell 说。他建议会议领导者在议程主题旁边添加名字,以便他们确保在适当的时间听取关键人物的意见。

Ward 还向她的客户推荐他们在每个议程的末尾添加一个总结作为最后一项。这可以确保每个人离开会议时都知道自己要做什么,以及,应该跟谁一起完成。“问问自己,你有没有达到今天的会议目标?它带来了共同的责任,” Ward 说。

最后,学会识别何时结束会议 - 需要习得的技能,但是是必要的技能。如果你已经完成了议程,请尽管结束,哪怕时间还早。“时机出现,谈话达到了顶峰,与会者停止产生新的价值。那是你结束的时候。它现在正在白白消耗大家的精力,你必须认识到该团队何时可以继续前进,“Axtell说。“那就是你结束会议的时候。”

会议结束后

任何人都不想要的就是还要召开会议以跟进前一次会议。通过在第一次会议留下可操作的项目和明确的职责划分来打破死循环。Ward 建议将项目添加到Trello,Asana或Basecamp这样的共享任务板,以保证每个人都在行动,特别是如果您是远程团队。会议领导者还可以在会议结束后立即向团队日历添加后续提醒或截止日期。

Allen 说:“让人们对他们所说的事情负责。” “不要召开另一次会议来讨论会议上的决定。向前看。“

Allen 和他的团队在他们的研究中也发现,最有效的会议领导者定期从与会者那里收集关于会议质量的反馈 - 这是一条经常被忽视或忘记的改进的简单途径。

“我发现的是,大多数人都有评价忧虑。我们不一定想知道我们在做什么,因为一旦我们知道,我们就必须做点什么,”他说。但是“你必须要问,然后你就会去做些什么来让它们变得更好。”


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完美的胖达

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